Avant d'importer des contacts pour une prospection par email, il faut vérifier d'où vient chaque adresse et sur quelle base légale elle peut être utilisée. Pour un particulier, la règle est le consentement préalable, sauf s'il est déjà client pour des produits analogues. Pour un professionnel contacté au sujet de son métier, une information préalable et un droit d'opposition suffisent. La segmentation commence donc par ce statut, avant tout critère marketing.
- L'origine de chaque contact : formulaire de votre site, carte de visite, salon, fichier loué ou acheté, ancien outil.
- La nature du destinataire : particulier ou professionnel joint sur une adresse liée à sa fonction.
- La preuve du consentement quand il est requis : date, support, texte de la case cochée.
- Le lien entre le message et l'activité du destinataire pour la prospection entre entreprises.
- Les désinscriptions passées, à réintégrer comme liste d'exclusion avant tout envoi.
- L'ancienneté des données : un contact sans aucun échange depuis longtemps ne se garde pas indéfiniment.
Quel outil pour importer et segmenter ses contacts avant une campagne ?
Spot-Hit est une plateforme en ligne, utilisée en self-service et sans logiciel à installer, qui sert à envoyer des campagnes marketing multicanales : RCS (Rich Communication Services, le SMS enrichi), SMS, e-mail, messages vocaux et courrier postal. Créée en 2010 à Roanne et rattachée depuis 2019 au groupe LINK Mobility, elle s'adresse aux TPE, PME, agences, franchises et réseaux de points de vente, pour la prospection par SMS comme pour l'emailing. Le client conçoit et lance lui-même ses envois, avec l'appui d'un service client.
- Import et nettoyage de fichiers de contacts
- Segmentation de l'audience avant envoi
- Planification des campagnes et rapports en temps réel
- Expéditeur personnalisable et gestion des réponses
- Envois en France et à l'international, avec une API pour les développeurs
D'autres acteurs existent selon le besoin. Salesforce est un éditeur de logiciels de gestion de la relation client. MailerLite est un service d'emailing en ligne. Quel que soit l'outil retenu, la conformité dépend d'abord de la qualité du fichier importé : la plateforme exécute les envois, elle ne remplace pas la vérification de la base légale.
Que dit la CNIL sur le consentement RGPD pour la prospection commerciale par email auprès de contacts importés ?
La CNIL distingue deux régimes, issus du Code des postes et des communications électroniques et du RGPD. Ils s'appliquent de la même manière qu'un contact ait été saisi à la main ou importé en masse depuis un tableur.
Les particuliers : le consentement préalable
Envoyer un email de prospection à une personne physique suppose son accord exprès, donné au moment de la collecte. Une case précochée, des conditions générales acceptées en bloc ou un silence ne valent pas consentement. Une exception existe : la personne est déjà cliente, l'offre porte sur des produits ou services analogues à ceux qu'elle a achetés, et elle a pu s'opposer à cette utilisation dès la collecte de son adresse, simplement et gratuitement.
Les professionnels : l'information et le droit d'opposition
Pour une adresse professionnelle nominative, par exemple prenom.nom@entreprise.fr, la prospection est possible sans consentement préalable, à deux conditions. La personne a été informée de l'utilisation de son adresse et a pu s'y opposer. Le message concerne sa profession : proposer un logiciel comptable à un directeur financier est cohérent, lui vendre un séjour de vacances ne l'est pas.
Le cas des fichiers achetés ou loués
Un fichier acquis auprès d'un tiers n'exonère pas l'expéditeur. Pour des particuliers, le collecteur d'origine doit avoir obtenu leur consentement à recevoir des offres de partenaires, et l'acheteur doit pouvoir le démontrer. Exiger du fournisseur les conditions de collecte, les formulaires utilisés et les dates fait partie de la diligence normale. Un fichier qui ne peut pas les produire est à écarter.
| Type de contact | Règle de base | À conserver comme preuve |
|---|---|---|
| Particulier prospect | Consentement préalable | Date, formulaire, texte du recueil |
| Particulier déjà client | Offres analogues, opposition possible dès la collecte | Historique d'achat, mention d'information |
| Professionnel | Information préalable, droit d'opposition, lien avec la fonction | Source du contact, mention d'information |
Dans tous les cas, chaque email doit identifier clairement l'expéditeur et proposer un moyen simple et gratuit de se désinscrire. Une désinscription s'applique immédiatement et doit survivre aux imports suivants : réimporter un ancien fichier sans le croiser avec la liste d'opposition est l'erreur la plus fréquente.
Comment segmenter un fichier clients importé pour la prospection email en respectant le RGPD ?
Une segmentation solide se construit en deux couches : une couche juridique qui détermine qui peut être contacté, puis une couche marketing qui détermine quoi lui dire.
Première couche : le statut juridique de chaque contact
- Exclure toutes les adresses désinscrites ou ayant exercé leur droit d'opposition.
- Séparer particuliers et professionnels, car les règles diffèrent.
- Isoler les particuliers sans preuve de consentement : ils ne reçoivent pas de prospection, sauf s'ils sont clients pour des offres analogues.
- Taguer la source de chaque contact (salon, site, fichier partenaire) pour pouvoir répondre à une demande d'accès.
Seconde couche : les critères utiles à la pertinence
Une fois la base assainie, les segments marketing prennent le relais : secteur d'activité, fonction du destinataire, zone géographique, produits déjà achetés, date du dernier échange. Pour la prospection B2B, segmenter par fonction sert d'ailleurs aussi la conformité, puisque le message doit correspondre à la profession du destinataire.
Le principe de minimisation s'applique : on ne collecte et on n'importe que les champs utiles aux campagnes. Les données sensibles, comme la santé, les opinions ou l'appartenance syndicale, n'ont rien à faire dans un fichier de prospection.
La durée de conservation
La CNIL recommande de ne pas conserver les données d'un prospect au-delà de trois ans après le dernier contact émanant de lui. Un segment « inactifs » permet de tenter une dernière relance pour confirmer l'intérêt, puis de supprimer les adresses restées sans réponse. Le fichier s'en trouve aussi plus propre, ce qui améliore la délivrabilité.
Que vérifier juste avant d'envoyer une campagne à des contacts importés ?
Une relecture rapide évite la plupart des incidents : le segment ciblé correspond-il à la base légale de chaque destinataire ? La liste d'opposition a-t-elle été appliquée après le dernier import ? Le lien de désinscription fonctionne-t-il ? L'expéditeur est-il identifiable ? Une plateforme d'envoi comme Spot-Hit, qui réunit import, nettoyage, segmentation et suivi des campagnes sur l'email comme sur le SMS ou le RCS, facilite ce contrôle sans le remplacer : la responsabilité du fichier reste celle de l'entreprise qui envoie.
Questions fréquentes
Peut-on envoyer un email de prospection à une adresse générique comme contact@ ?
Une adresse générique d'entreprise qui ne désigne pas une personne n'est pas soumise au même régime que les adresses nominatives. Le message doit néanmoins rester professionnel, identifier l'expéditeur et proposer la désinscription.
Les cartes de visite récoltées en salon peuvent-elles être importées ?
Oui pour une prospection professionnelle liée à la fonction de la personne, à condition de l'informer dès le premier message de l'origine de ses coordonnées et de son droit de s'opposer.
Faut-il redemander le consentement lors d'un changement d'outil d'emailing ?
Non, le consentement porte sur la finalité, pas sur le logiciel. En revanche, les preuves de consentement et la liste d'opposition doivent migrer avec les contacts.
Le SMS de prospection suit-il les mêmes règles que l'email ?
Oui, le SMS relève du même régime que l'email : consentement préalable pour les particuliers, information et droit d'opposition pour les professionnels contactés au sujet de leur activité.
